Data Protection

Privacy Notices

Information according to Art. 13 und Art. 14 GDPR

These Privacy Notices provide information regarding the personal data which is processed within the NextPharma group of companies and explains what personal data is processed, for which purposes, how long we hold the personal data and your rights in this respect. Please select the privacy notice relevant to you from those below.

 

Individuals who are not connected with our Business Partners

This privacy notice provides information to individuals who are not connected with our business partners (B2B) and contact us by phone, post, email or fax.

Personal data

You decide which information is necessary for answering your queries you provide us:

·         email address

·         other data, which you provide us voluntarily

 

*Special Note – processing personal data of Children

If you are under 16 years old please do not send us your personal data (for example, your name, address and email address). If you wish to ask NextPharma a question please get your parent or guardian to do so on your behalf.

Purpose of the processing

·         answering your queries

Legal basis

·         Art. 6(1)(a) GDPR - your explicit consent

You have the right to withdraw your consent at any time.  This will not affect the validity of the processing prior to the withdrawal of consent.

Recipients of data

·         relevant internal Departments

 

Retention period

·         Upon finalization of the processing the data will be erased.

Visitors of our Website (www.nextpharma.com)

This privacy notice provides information to visitors of our website.

Personal data

When you visit the NextPharma website, general information about your device hardware and interactions with our site is collected automatically:

·         IP-address

·         Data which your Browser transfers automatically  (operating system of your device, the name, language and version of your internet service provider, the last visited Website)

·         Time of your visit

Cookies
We use a so-called „session-cookie“ which temporarily saves a session-ID. It will be deleted as soon as you close the browser.  We do not use other cookies.

Purpose of the processing

·         improvement of our website functionality

·         evaluation of disturbances

Legal basis

·         Art. 6 (1)(f) GDPR – legitimate interests of the controller

Recipients of data

·         none

Retention period

·         for the time of your visit on our website

 

Individuals who are connected with our Business Partners

This privacy notice provides information to individuals who work for or on behalf of our business partners (B2B), such as contract givers, customers, suppliers, investors.

Personal data

·         private contact information (such as name, title, postal or email address) only if necessary

·         business contact information (such as job title, department, telephone and fax number, name and address of company)
 

Purpose of the processing

·         business execution (concluding and executing of agreements, customer service, management of products and materials)

·         organisation and management of the business (such as financial management, management reporting)

·         legal and/or regulatory compliance (such as litigation and defence of claims)

Legal bases

·         Art. 6 (1)(b) GDPR – performance of a contract/pre-contractual steps

·         Art. 6 (1)(f) GDPR - legitimate interests of the controller

Sources of Data

·         the individual himself

·         another person or unit within/connected with the individual’s company

Recipients of data

The personal data covered by this Privacy Notice is exclusively processed for the purposes referred to above and will only be shared on a strict need to know basis with: The personal data covered by this Privacy Notice is exclusively processed for the purposes referred to above and will only be shared on a strict need to know basis with: The personal data covered by this Privacy Notice is exclusively processed for the purposes referred to above and will only be shared on a strict need to know basis with:The personal data covered by this Privacy Notice is exclusively processed for the purposes referred to above and will be shared only

·         within the NextPharma group of companies which are located inside the Economic European Area

Consequences if personal data is not provided

·         Failure to provide us with the information required will negatively affect our ability to communicate with you, or our ability to enter into a contract with a counter-party or continuing to contract with a counter-party. Failure to provide us with the information required will negatively affect our ability to communicate with you, or our ability to enter into a contract with a counter-party or continuing to contract with a counter-party. Failure to provide us with the information required will negatively affect our ability to communicate with you, or our ability to enter into a contract with a counter-party or continuing to contract with a counter-party.negative influence on our ability to communicate with our business partners

·         negative influence on our ability to enter into and perform contracts with our counterparts

Retention period

·         during the duration of the business relationship

In all cases information may be held for a) a longer period of time where there is a legal or regulatory reason to do so (in which case it will be deleted once no longer required for the legal or regulatory purpose) or b) a shorter period where the individual objects to the processing of their personal data and there is no longer a legitimate purpose to retain it.

 

Job Applicants

This privacy notice provides information about personal data processed in relation to individuals who apply for work with NextPharma.

Personal data

·         applications for employment, results of interviews

·         personal contact details which job applicants provide us

 

Purpose of processing

·         decision on job application

Legal Bases

·         Art. 88 GDPR in conjunction with §26 German Data Protection Law (BDSG);

·         Art. 6 Abs. 1 (a) DSGVO (consent for retention of application documents for more than 6 months).

Recipients of data

The personal data covered by this Privacy Notice is exclusively processed for the purposes referred to above and will be shared only

·         within the NextPharma group of companies which are located inside the Economic European Area 

Consequences if personal data are not provided

Personal data requested and provided by Applicants are required in order to fulfil legal requirements and/or for entering into a contract with them. Failure to provide us with the information requested which is limited to that required for these purposes may:

·         negatively affect your chances of being selected for employment

·         make the entering into contract with you not be possible

Retention period

·         data of successful candidates: according to the Privacy Notice - Employees below;

·         data of unsuccessful applicants: 6 months after closure of the application process for the position.

 

In all cases information may be held for a) a longer period of time where there is a legal or regulatory reason to do so (in which case it will be deleted once no longer required for the legal or regulatory purpose) or b) a shorter period where the individual objects to the processing of their personal data and there is no longer a legitimate purpose to retain it or c) a longer period where the individual consents to the processing (in which case the individual has the right to withdraw their consent with effect for the future.

 

Current or Former Employees of NextPharma

Every individual within the NextPharma group of companies is responsible for protecting personal data about each other as well as that of our customers, business partners and suppliers.

This privacy notice provides information about personal data processed by NextPharma in relation to individuals who are or were employees.

Personal Data

·         title

·         name, name abbreviation

·         marital status

·         personal contact information

·         birth day

·         social security data

·         tax data

·         pay roll data and bank account

·         wage and benefits information including beneficiary

·         education information

·         working time, absence, absence reason

·         employment agreement

·         job application data

·         photo (in case you provided voluntarily photo with your job application or otherwise)

We also process sensitive personal data such as data relating to individual’s health only where it is necessary for complying with employment and social security law.

Purpose of processing

·         to fulfill our obligations to comply with relevant laws and regulations

·         to enter into/execute/terminate  employment agreements

Legal basis

·         Art. 88 GDPR in conjunction with §26 BDSG

Recepients of data

·         Health Insurance/Pension insurance/Tax Authorities/Employment Agency (only legally required transfer of data)

·         authorized payroll service provider

Retention period

·         Information contained in your personal file is held for no longer than 10 years once your employment has terminated

 

In all cases information may be held for a) a longer period of time where there is a legal or regulatory reason to do so (in which case it will be deleted once no longer required for the legal or regulatory purpose) or b) a shorter period where the individual objects to the processing of their personal data and there is no longer a legitimate purpose to retain it.

Consequences if personal data are not provided

The processing of personal data is necessary for the performance of the employment relationship. Processing of certain data (tax data, social security data, work permits) is legally required.

Failure to provide us with the information requested which is limited to that required for these purposes may

·         lead to violation of law

·         make the entering into contract with you not be possible 

 

Your Rights

Each individual whose data NextPharma processes has the right to:

 

·         Access their personal data processed by NextPharma (Art. 15 GDPR)

·         Request correction of inaccurate personal data (Art. 16 GDPR)

·         Request erasure of personal data, if this is legally permitted (Art. 17 GDPR)

·         Request restriction of processing (Art. 18 GDPR)

·         Receive personal data in a structured, commonly used and machine readable format (Art. 20 GDPR)

·         Object to processing (Art. 21 GDPR)

·         Lodge a claim with the supervising data protection authority (Art. 77 GDPR)

 

Certain data processing is performed on the basis of your consent (e.g. processing of job applications for a longer period than 6 months). In these cases, you have the right to withdraw your consent with effect for the future. This will not affect the validity of the processing prior to the withdrawal of consent.

 

 

Who can You contact for more Information?

If you have any issues, queries or complaints regarding the processing of your personal data please contact us

Controller:

NextPharma GmbH

Hildebrandstr. 12

37081 Göttingen, Germany

Tel.: +49 551 382-0
Fax: +49 551 382-470

info(at)nextpharma.com

Data Protection Officer:

NextPharma Group of companies

Hildebrandstr. 12

37081 Göttingen, Germany

Datenschutz(at)nextpharma.de

Dataprotection(at)nextpharma.comDataprotection(at)nextpharma.com

Changes to this Privacy Notice

This Privacy Notice may be changed over time. This Privacy Notice was last updated on 1 February 2019.

Datenschutzerklärungen der NextPharma Unternehmensgruppe

Informationspflicht nach Art. 13 und Art. 14 DSGVO

 

Wir möchten Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten informieren, die innerhalb der NextPharma Unternehmensgruppe („NextPharma“) über Sie erhoben werden. Darüber hinaus erläutern wir Ihnen den Zweck der Datenverarbeitung, sowie Ihre Rechte in diesem Zusammenhang.

Bitte wählen Sie unten die Datenschutzerklärung(en) aus, die für Sie relevant ist bzw. sind.

 

Personen, die nicht mit unseren Geschäftspartnern verbunden sind

Diese Datenschutzerklärung bietet Informationen für Personen, die nicht zu unseren Geschäftspartnern (B2B) gehören und mit uns Kontakt per Telefone, Post, Email oder Fax aufnehmen.

Personenbezogene Daten

Sie entscheiden, welche Daten Sie uns mitteilen, um uns die Beantwortung Ihrer Frage zu ermöglichen:

·         E-Mail-Adresse

·         weitere Angaben, die Sie freiwillig machen

* Besonderer HinweisVerarbeitung der personenbezogenen Daten von Kindern

Wenn Sie unter 16 Jahre alt sind, senden Sie uns bitte keine personenbezogenen Daten (z. B. Ihren Namen, Ihre Adresse und Ihre E-Mail-Adresse). Wenn Sie NextPharma kontaktieren möchten, bitten Sie Ihre Eltern oder Erziehungsberechtigten, dies in Ihrem Namen zu tun.

Zwecke der Verarbeitung

·         Bearbeitung Ihres Anliegens

Rechtsgrundlage

·         Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DSGVO (Ihre eindeutige Einwilligung)

Sie haben das Recht, Ihre Einwilligung jederzeit zu widerrufen.  Dies hat keinen Einfluss auf die Gültigkeit der Verarbeitung vor dem Widerruf der Einwilligung.

Empfänger der Daten

·         zuständige interne Abteilungen

Aufbewahrungsfrist

·         Nach der Beendigung der Bearbeitung werden die Daten gelöscht.

 

 

 

Besucher unserer Webseite (www.nextpharma.com)

Diese Datenschutzerklärung bietet Informationen für Personen, die unsere Website besuchen.

Personenbezogene Daten

Wenn Sie die NextPharma Website besuchen, werden automatisch allgemeine Daten über Ihre Gerätehardware und über Ihre Nutzung unserer Website verarbeitet:

·         IP-Adresse

·         Angaben, die Ihr Browser automatisch übermittelt (Betriebs-System Ihres Gerätes, Name, Version und Sprache ihres Internetanbieters, letzte aufgerufene Seite)

·         Uhrzeit Ihres Besuchs

Cookies
Es wird ein sogenanntes „Session-Cookie“ gesetzt, das vorübergehend Ihre Session-ID speichert. Es wird nach Verlassen unserer Website durch Ihren Browser automatisch gelöscht. Weitere Cookies werden nicht angewendet.

Zwecke der Verarbeitung

·         Verbesserung der Funktionalität unserer Website

·         Auswertung von Störungen

 Rechtsgrundlage

·         Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO (Wahrung der berechtigten Interessen des Verantwortlichen)

Empfänger der Daten

·         Keine

Aufbewahrungsfrist

·         solange Sie sich auf unsere Webseite befinden

 

Personen, die mit unseren Geschäftspartnern verbunden sind

Diese Datenschutzerklärung bietet Informationen für Personen, die für oder im Auftrag von unseren Geschäftspartnern (B2B) wie Auftraggeber, Kunden, Lieferanten, Investoren arbeiten.

Personenbezogene Daten

·         private Kontaktdaten (z. B. Name, Titel, Postanschrift oder E-Mail-Adresse) nur, wenn notwendig

·         geschäftliche Kontaktdaten und damit zusammenhängende Informationen (z. B. Stellenbezeichnung, Abteilung, Telefone und Fax Nummer, Name und Adresse des Unternehmens)

Zwecke der Verarbeitung

·         Ausübung unserer Geschäftstätigkeit (Abschluss und Durchführung von Verträgen; Kundenservice, Management von Produkten und Materialien)

·         Organisation und Durchführung des Geschäfts (Finanzmanagement, Managementberichtserstattung)

·         Übereinstimmung mit gesetzlichen und/oder regulatorischen Vorschriften (Einhaltung von gesetzlichen oder behördlichen Aufgaben u.a bei Rechtsstreitigkeiten und zur Abwehr von Ansprüchen)

 

Rechtsgrundlage

·         Art. 6 (1)(b) DSGVO – Durchführung von vertraglichen/vorvertraglichen Maßnahmen

·         Art. 6 (1) (f)DSGVO - Wahrung der berechtigten Interessen des Verantwortlichen

Quelle der Daten

·         Mitteilung durch die Kontaktperson selbst

·         Mitteilung durch eine andere Stelle des Geschäftspartners

Empfä Die unter diese Datenschutzerklärung fallenden personenbezogenen Daten werden ausschließlich zu den oben dargelegten Zwecken verarbeitet und nur streng nach dem „Kenntnis nur bei Bedarf“-Grundsatz, also bei unbedingter Notwendigkeit, an folgende Dritte weitergegeben:nger der Daten

Die unter dieser Datenschutzerklärung fallenden personenbezogenen Daten werden ausschließlich zu den oben dargelegten Zwecken verarbeitet und nur bei unbedingter Notwendigkeit weitergegeben:

·         andere Unternehmen innerhalb der NextPharma Unternehmensgruppe, die innerhalb des Europäischen Wirtschaftsraum ansässig sind

Konsequenzen, wenn Sie uns keine personenbezogenen Daten bereitstellen

·         keine Möglichkeit, mit unseren Geschäftspartnern zu kommunizieren

·         Beeinträchtigung unserer Fähigkeit, einen Vertrag mit einem Partner zu schließen oder das Vertragsverhältnis mit einem Partner aufrechtzuerhalten

Aufbewahrungsfrist

·         bis zum Ende der Geschäftsbeziehung

 

In allen Fällen können die Daten a) länger aufbewahrt werden, wenn dazu ein gesetzlicher oder regulatorischer Grund besteht (dann werden die Daten gelöscht, sobald sie für den gesetzlichen oder regulatorischen Zweck nicht mehr benötigt werden), oder b) kürzer aufbewahrt werden, wenn der Betroffene der Verarbeitung seiner personenbezogenen Daten widerspricht und kein rechtmäßiger Grund für deren Aufbewahrung mehr besteht.

 

Bewerber

Diese Datenschutzerklärung bietet Informationen für Personen, die sich bei NextPharma für eine Arbeitsstelle bewerben.

Personenbezogene Daten

·         Stellenbewerbungen, Ergebnisse von Interviews

·         persönliche Kontaktdaten, die Sie uns mit der Bewerbung schicken

Zwecke der Verarbeitung

·         Entscheidung über die Einstellung

Rechtsgrundlage

·         Art. 88 DSGVO i.V.m. §26 BDSG

·         Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DSGVO

(Einwilligung für längere Aufbewahrung der Unterlagen als 6 Monate)

Empfänger der Daten

Die unter dieser Datenschutzerklärung fallenden personenbezogene Daten werden ausschließlich zu den oben dargelegten Zwecken verarbeitet und nur bei unbedingter Notwendigkeit weitergegeben:

·         andere Unternehmen innerhalb der NextPharma Unternehmensgruppe, die innerhalb des Europäischen Wirtschaftsraum ansässig sind

Konsequenzen, wenn Sie uns keine personenbezogenen Daten bereitstellen

Personenbezogene Daten, die Bewerber bereitstellen, werden von uns benötigt, um die gesetzlichen Vorschriften zu erfüllen und einen Vertrag mit Ihnen schließen zu können.

Wenn Sie uns die angeforderten Informationen, die rein auf die zu diesem Zweck benötigten beschränkt sind, nicht geben, wird das:

·         Ihre Chancen beeinträchtigen, für eine Anstellung berücksichtigt zu werden

·         unsere Fähigkeit beeinträchtigen, einen Vertrag mit Ihnen abzuschließen

Aufbewahrungsfrist

·         bei Einstellung: in Übereinstimmung mit der „Datenschutzerklärung für personenbezogene Daten von jetzigen und ehemaligen Beschäftigten der NextPharma Unternehmensgruppe“

·         bei Ablehnung: 6 Monate nach Abschluss des Bewerbungsprozesses

(wenn Sie nicht einer längeren Aufbewahrung zustimmen)

 

In allen Fällen können die Daten a) länger aufbewahrt werden, wenn dazu ein gesetzlicher oder regulatorischer Grund besteht (dann werden die Daten gelöscht, sobald sie für den gesetzlichen oder regulatorischen Zweck nicht mehr benötigt werden), oder b) kürzer aufbewahrt werden, wenn der Betroffene der Verarbeitung seiner personenbezogenen Daten widerspricht und kein rechtmäßiger Grund für deren Aufbewahrung mehr besteht, oder c) länger aufbewahrt werden, wenn der Betroffene der Verarbeitung einwilligt (dann hat der Betroffene das Recht, die Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen).

 

Aktuelle oder ehemalige Beschäftigte der NextPharma Unternehmensgruppe

Jede Person innerhalb der NextPharma ist verantwortlich für den Schutz personenbezogener Daten untereinander sowie der unserer Kunden, Geschäftspartner und Lieferanten.

Diese Datenschutzerklärung enthält Informationen über personenbezogene Daten, die von NextPharma im Zusammenhang mit Personen verarbeitet werden, die Angestellte sind oder waren, sowie Angehörige von NextPharma Mitarbeitern.

Von unseren Beschäftigten werden folgende Daten verarbeitet:

personenbezogene Daten

·         Titel

·         Namen, Kürzel

·         Familienstand

·         persönliche Kontaktinformationen

·         Geburtsdatum

·         Sozialversicherungsdaten

·         Steuerdaten

·         Informationen zur Gehaltsabrechnung und Bankkonto

·         Informationen zum Gehalt und Leistungen und zur Bereitstellung von Leistungen für bestimmte Angehörige

·         Angaben zur Ausbildung

·         Arbeitszeiten, Abwesenheitszeiten, Abwesenheitsgründe

·         Arbeitsvertrag

·         Bewerbungsunterlagen

·         Foto (falls dieses z.B. in Ihrer Bewerbung oder Email-Signatur übermittelt wird)

 

Ferner verarbeiten wir einige Sonderkategorien personenbezogener Daten („sensible personenbezogene Daten“), wie Daten über die Gesundheit eines Menschen nur dort, wo es notwendig ist im Hinblick auf die Einhaltung der Beschäftigungs- und Sozialversicherungsgesetze.

Zwecke der Verarbeitung

·         um Arbeitsverträge abzuschließen/durchzuführen/zu beendigen

·         um unseren Verpflichtungen zur Einhaltung der vor Ort geltenden Gesetze und Vorschriften nachzukommen

Rechtsgrundlage

·         Art. 88 DSGVO i.V.m. §26 BDSG

Empfänger der Daten

·         Krankenkasse/Rentenversicherung/Steuerbehörde/Agentur für Arbeit (nur die gesetzlich vorgeschriebenen Angaben)

·         autorisierte Gehaltsabrechnung Dienstleister

Aufbewahrungsfrist

·         Informationen, die in Personalakten enthalten sind, werden nach Beendigung Ihrer Beschäftigung nicht länger als 10 Jahre aufbewahrt.

In allen Fällen können die Daten a) länger aufbewahrt werden, wenn dazu ein gesetzlicher oder regulatorischer Grund besteht (dann werden die Daten gelöscht, sobald sie für den gesetzlichen oder regulatorischen Zweck nicht mehr benötigt werden), oder b) kürzer aufbewahrt werden, wenn der Betroffene der Verarbeitung seiner personenbezogenen Daten widerspricht und kein rechtmäßiger Grund für deren Aufbewahrung mehr besteht.

Konsequenzen, wenn Sie uns keine personenbezogenen Daten bereitstellen

Die Verarbeitung der Daten ist für die Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses notwendig. Einige Verarbeitungen (Steuerdaten, Sozialversicherungsdaten, Arbeitserlaubnis) sind gesetzlich gefordert.

Wenn Sie uns die angeforderten Informationen, die rein auf die zu diesem Zweck benötigten beschränkt sind, nicht geben, wird das:

·         zu einem Gesetzesverstoß führen

·         die Abschließung eines Arbeitsvertrags unmöglich machen

Ihre Rechte

Sie haben bezüglich dieser Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten folgende Rechte:


• Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
• Löschung, wenn das rechtlich erlaubt ist (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Erhalt Ihrer Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO)
• Beschwerde bei einer
Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO)

Einige Verarbeitungen beruhen auf Ihrer Einwilligung (z.B. für die Aufbewahrung von Bewerbungen länger als 6 Monate).  In diesen Fällen haben Sie das Recht, die Einwilligung jederzeit mit Wirkung auf die Zukunft zu widerrufen. Die Gültigkeit der Verarbeitung vor dem Widerruf der Einwilligung bleibt hiervon unberührt.

Wie können Sie Kontakt mit uns aufnehmen?

Zu der NextPharma Unternehmensgruppe gehören die folgenden Unternehmen in Deutschland: NextPharma Germany BidCo GmbH, NextPharma GmbH, allphamed Pharbil Arzneimittel GmbH, PenCef Pharma GmbH, Pharbil Waltrop GmbH, NextPharma Logistics GmbH, PHARBIL Pharma GmbH, sowie NextPharma Technologies Holding Ltd in England und NextPharma SAS in Frankreich.

Verantwortlicher:

NextPharma GmbH

Hildebrandstr. 12

37081Göttingen, Deutschland

Tel.: +49 551 382-0
Fax: +49 551 382-470

info@nextpharma.com

Datenschutzbeauftragte:

Frau Boryana Borstelmann

NextPharma Group

Hildebrandstr. 12

37081 Göttingen, Deutschland

Datenschutz@nextpharma.de

Dataprotection@nextpharma.com

Änderung an dieser Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung kann sich im Laufe der Zeit ändern. Diese Datenschutzerklärung wurde zuletzt am 01. Februar 2019 aktualisiert.